İşInizi Kaybetmeden E-postanızı Yoksayma

Çalışma saatlerinde daha verimli olmanın en basit yollarından biri, e-postanızı kontrol etmek gibi bakım görevlerine harcadığınız zamanı azaltmaktır. Bu görevler konsantrasyonunuzu daha önemli çalışmalara harcıyor ve UC Irvine'ın yakın zamanda yürüttüğü bir çalışma e-postanızı daha sık kontrol etmenin, stresi azaltmaya ve işyerindeki konsantrasyon düzeyinizi yükseltmeye yardımcı olabileceğini gösteriyor.

Yine de pek çok insan, Gelen kutularını daha az sıklıkta kontrol et, "Bunu denediysem kovulurdum." Çoğumuz için, e-posta kişisel ve profesyonel yaşamlarımızda birincil iletişim şeklidir. Günün çoğunu görmezden gelmek, felaket için bir reçete gibi görünüyor - ve eğer her şeyi sildiyseniz ve e-posta hesabınızı kapatırsanız, muhtemelen bu olacaktır.

Ancak, e-posta yönetimine stratejik olarak yaklaşarak ve birkaç ipucu ve püf noktası öğrenerek, Çoğu kişi e-postalarını günde bir veya iki kez kontrol ederek kurtulabilir ve henüz önemli bilgileri kaçırmaz. Ses imkansız mı? Gelen kutunuza hakim olmak ve e-postanızın hayatınızı devralmasını sağlamak için atabileceğiniz adımlar aşağıdadır.

Gelen Kutunuzu Temizleyin

E-posta hayatınızın kontrolünü ele geçirme yolunda ilk adım, birikiminizi gidermektir. Sürekli olarak yeni e-postaları kontrol ettiğinizde yeterince kötüyse de, birçoğumuz 100'den fazla okunmamış mesajda bir yere gömülen önemli bir görevi kaçırmadığımızı onaylamak için gelen kutumuzdan geriye dönük bir şekilde geri dönüyoruz.

Çıkış yolu okunmamış e-postanızı geçmek ve iletiyi artık alakalı olarak silmekten ibaret olsa bile, her iletide biraz harekete geçmek için. Bu görevi gerçekleştirmek çok fazla iş olabilir, ancak uzun vadede zamanınızı zihninizin dışında e-posta mesajları alarak kaydedecektir. E-postanızı ayırmanız, kişisel e-posta yönetim kalıplarınız hakkında daha iyi bir fikir vermelidir: E-posta geçmişinizi inceledikten sonra, yanıt vermeyi beklediğinizi, bunlara geri dönmeniz gerektiğini ve neye ulaşacağınızı bileceksiniz. Yakında gelenler.

Aşırı durumlarda, bir e-posta afı ilan etmeyi ve okunmamış tüm iletileri ele alındığı şekilde işaretlemeyi düşünebilirsiniz. Bu rotayı izlerseniz, iş arkadaşlarınıza bunları bildiren toplu bir e-posta göndermek iyi bir fikirdir. Böylece, sizden tekrar duymayı bekledikleri projeler hakkında size kibar bir hatırlatma gönderebilirler.

Neyse ki, çoğu insan Bu tür aşırı önlemleri alması gerekmeyecek ve birkaç saat içinde gelen kutularını mutabık kalabilmelidir. Eski bir e-postayı toplarken zaman tasarrufu için stratejilerle ilgili daha fazla kılavuz için "Gelen Kutunuzu Sıfırla Geri Al" ı okuyun.

E-postanızı Düzenleyin ve Otomatikleştirin

Eski e-posta koleksiyonunuzu şekle dönüştürdüğünüzde Gelecek için hazırlanmaya başlama zamanı. Gelen mesajları mümkün olduğunca verimli bir şekilde düzenlemek isteyeceksiniz; Aksi takdirde, daha az sıklıkta yapılan e-posta kontrolleriniz mesajlara cevap vermek için maraton oturumlarına dönüşecektir.

Gelen kutunuzu, size bir mesaj gönderen ve neden gönderdiğine göre klasörler halinde düzenleyerek başlayın. Uygun klasörleri kurduktan sonra gelen postaları otomatik olarak filtrelemek isteyeceksiniz. Böylece, hangi iletilere yanıt vermeniz gerektiğini bir bakışta anlatabilirsiniz.

E-posta filtrelerinin nasıl çalıştığına ve Gmail’le kullanacağınız belirli ipuçlarını, "Gmail Filtrelerini Kullanma Rehberi Nasıl Yapılır" bölümüne bakın; Maalesef, günümüzde çok sayıda e-posta uygulaması ve hizmetiyle, kullanabileceğiniz her e-posta çözümü için filtreler oluşturmayı kapatmak mümkün değildir. Mesajları otomatik olarak filtrelemek için e-postanızı yapılandırmada sorun yaşıyorsanız, BT departmanınıza danışın.

Gmail ve diğer web e-posta istemcileri, Hesap Ayarları menüsünde posta bildirimlerini kapatmanızı sağlar.

Ayrıca, tamamen kapatmanız da gerekir. eğer yapabileceğiniz birkaç otomatik özellik. Birinci adım, seçtiğiniz e-posta istemcisinin bildirimlerin kapalı olduğundan emin olmaktır. İdeal olarak, telefonunuzdaki ve diğer cihazlardaki push bildirimlerini de devre dışı bırakmalısınız. Yeni mesaj aldığınızda telefonunuzun veya tabletinizin sizi hatırlatması kullanışlı görünebilir, ancak çok dikkat dağıtıcı olabilir ve yine de e-postayla ilgili kontrol etmeyeceğiniz normal hatırlatmalara ihtiyacınız yoktur.

Benzer şekilde, daha az sıklıkta mesaj olup olmadığını kontrol etmek için posta istemcinizi seçmelisiniz. İdeal olarak, müşteri sizden yeni postaları daha sık kontrol etmeyecekti, ama bunu bir saatte bire indirdi, hatta verimliliğinizi büyük ölçüde artırdı. Tabii ki, bazı posta istemcileri (Gmail gibi) sekme açık olduğu sürece otomatik olarak yeni postaları kontrol eder. Bu dikkat dağınıklığını, genel ayarlarda veya etkin bir şekilde kullanmadığınızda Gmail pencerenizi kapatarak Gmail'in bildirimlerini kapatarak ortadan kaldırabilirsiniz.

Sınırları Ayarla

Artık boş ve kendinden organize bir gelen kutunuz var. e-posta istemcinizi iş günlerinde bir veya iki kez kontrol edin ve önemli e-posta görüşmelerinizin yüzde 95'ine yanıt verin. Ancak, bazen, bu gelen kutusu kemer sıkma seviyesi bile, bir gün okumak ve e-postaya cevap vermek için saatlerce harcayacağınız için yeterli değildir; Gün içinde yüzlerce kritik görev için kritik e-posta mesajı alıyorsanız, daha güçlü önlemlere başvurmanız gerekebilir.

Çoğu e-posta istemcisinde, iş arkadaşlarınızın gelen kutusu kemer sıkma önlemleri hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlamak için tekrar edebileceğiniz tatil otomatik yanıtlayıcıları bulunur.

Özellikle yüksek hacimli bir e-posta ile çalışıyorsanız veya yalnızca "her zaman çevrimiçi" bir mesajlaşma sistemi ile mümkün olan hızlı yanıt bekleyen iş arkadaşlarınız varsa, beklentileri açıkça ele almanız gerekebilir. İş arkadaşlarınızın yeni ve geliştirilmiş e-posta planınız hakkında bilgi sahibi olmasını sağlayan bir otomatik yanıtlayıcı oluşturun. Gmail Vacation Responder (Gmail Genel Ayarlar menüsünde bulunan), bu amaç için harika bir araçtır. Yanıtlayıcıyı bir veya iki hafta boyunca otomatik bir mesajla ayarlayıp yeni üretkenlik stratejiniz hakkında bir fikir edinmesini sağlayın. Gmail bile, iletiyi yalnızca kişi listenizdeki kişilere göndermenizi sağlar; bu da özellikle e-posta sınırlarınız hakkında bilgi sahibi olması gereken iş arkadaşlarınızı ve arkadaşlarınızı hedefleyeceği anlamına gelir.

Bir tür acil durum iletişim kanalını açık olarak açtığınızdan emin olun. Bir sonraki gelen kutusu kontrolünden önce sizinle iletişim kurmanız durumunda her zaman (bir telefon hattı, bir veya anlık mesajlaşma istemcisi) kritik öneme sahiptir; Buna rağmen, gelen kutusu ipuçlarımızı takip ederseniz, belirli bir e-posta mesajına cevap vermeden önce birkaç saat veya (bazı durumlarda) günler beklemenizden ne kadar az sorunla karşılaştığınıza şaşıracaksınız.

yeni sınırlar, başkalarının sınırlarına saygı göstermeyi unutmayın. İş arkadaşlarınızı gece ya da iş ile ilgili görevlerle ilgili hafta sonlarında e-postayla göndermezseniz, kendiniz için oluşturduğunuz e-posta planına saygı duymaları daha olasıdır. Gelen kutunuzu daha verimli hale getirerek her gün bir veya iki saat tasarruf edebilirsiniz; Daha çok şey yapmak için bu zamanı kullan!